Короткий ответ

Квота Exchange Online — это не размер OST. Смотрите ProhibitSendQuota / ProhibitSendReceiveQuota / RecoverableItemsQuota у ivan.petrov@contoso.example. Inbox можно «почистить», а место не появится: оно сидит в Recoverable Items (корзина, purge, hold) или в больших вложениях, которые Outlook не показывает как «письма». Включите Online Archive (если SKU позволяет), Retention, не сносите профиль. Не повышайте квоту «ручным Set-Mailbox» выше лимита лицензии — лимит SKU не обойти магией.

NDR 5.2.2 себе — ProhibitSend. Внешним отправителям, когда ящик в ProhibitSendReceive — их письма не доходят, это выглядит как недоставка. Тенант contoso.onmicrosoft.com квоту сам не «чинит».

Симптомы и как отличить

  • Баннер OWA о заполнении, Send падает, Receive ещё идёт — типичный ProhibitSend (есть запас до Receive).
  • Обе стороны: ящик закрыт на приём.
  • Outlook «PST полный» при этом облачная квота свободна — локальный кэш/OST limit, не сервер.
  • Shared mailbox 50 ГБ упёрся — см. общий ящик и лицензию.
Где кончилосьКак понять
PrimaryGet-MailboxStatistics TotalItemSize ≈ ProhibitSend
Recoverable ItemsTotalDeletedItemSize / dumpster большой
ArchivePrimary чист, Archive не включён
OSTтолько этот ПК, OWA ок

Не путайте с квотой OneDrive: это другой счётчик.

Возможные причины

  1. Человек не архивирует, вложения-чертежи в почте.
  2. Archive mailbox не включён при Plan, который его даёт, или SKU без архива.
  3. Litigation/eDiscovery/In-Place Hold: удаление из Inbox кладёт копии в Recoverable Items, квота dumpster растёт.
  4. Не включён Single Item Recovery / слишком агрессивный hold без Archive.
  5. Правила пересылки плодят копии; ящик-бот.
  6. Общий ящик использую как файлопомойку.
  7. Не та лицензия: ожидали 100 ГБ, назначили план на 50 — лицензия.

Диагностика

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@contoso.example
Get-Mailbox ivan.petrov@contoso.example |
  Format-List DisplayName, UseDatabaseQuotaDefaults, ProhibitSendQuota,
    ProhibitSendReceiveQuota, RecoverableItemsQuota, ArchiveStatus, ArchiveQuota,
    LitigationHoldEnabled, RetentionHoldEnabled
Get-MailboxStatistics ivan.petrov@contoso.example |
  Format-List TotalItemSize, TotalDeletedItemSize, ItemCount, DeletedItemCount
Get-MailboxFolderStatistics ivan.petrov@contoso.example |
  Sort-Object FolderSize -Descending |
  Select-Object -First 15 Name, FolderAndSubfolderSize, ItemsInFolderAndSubfolders

Смотрите папки Recoverable Items, Purges, DiscoveryHolds, не только Inbox. Для архива — Get-MailboxStatistics -Archive.

Лицензия в Entra: есть ли Exchange Online Plan 1/2 / Microsoft 365 E3/E5 / Business Standard и сервис-план Archiving, если вы на него рассчитываете.

Решение

Сценарий A. Primary забит, hold нет

Пользователь чистит крупные вложения, включает Archive:

Enable-Mailbox ivan.petrov@contoso.example -Archive

MRM (Default MRM Policy) перенесёт старое в архив, не «завтра за 5 минут». Для срочного — ручной Move в Online Archive из Outlook.

Не советуйте выгрузить всё в PST на ноутбук как основную стратегию: PST не резерв.

Сценарий B. Dumpster забит из-за hold

Снимать Litigation Hold без юриста нельзя. Варианты: включить архив (hold archive тоже растёт, но primary оживёт в рамках модели Microsoft для holds), расширяющий SKU с больше квотой Recoverable Items, чистка через eDiscovery по процедуре организации.

Сценарий C. Нужно срочно отправлять

Удаление крупнейших писем + Empty Deleted + подождать обновления квоты (минуты). Затем Archive. Не поднимайте квоты выше SKU.

Сценарий D. Shared 50 ГБ

Либо чистка, либо назначение Exchange Online Plan 2 / эквивалента, который поднимает лимит shared согласно текущей документации Microsoft, либо не использовать shared как файловый сервер — SharePoint.

Сценарий E. Только OST «полный»

Увеличивать OST бессмысленно как лечение сервера. Сжатие/новый OST после проверки квоты в OWA. AutoArchive в PST — костыль.

Сценарий F. Большие папки не Inbox

Get-MailboxFolderStatistics часто показывает, что место съели Sent Items, Conversation History (Skype/Teams), Files вложения Outlook, папка «Задачи» с вложениями или пользовательская «Архив 2019» внутри primary. Чистить только Inbox бесполезно. В OWA откройте каждую тяжёлую папку, сортировка по размеру.

Recoverable Items: если TotalDeletedItemSize близок к RecoverableItemsQuota, primary может быть в ProhibitSend даже при «пустом» дереве. Без hold помогает подождать истечения Single Item Recovery и не использовать сторонние «pst vacuum». С hold — только архив/SKU/eDiscovery-процедура.

В тенанте contoso.onmicrosoft.com сверьте, не включён ли Microsoft 365 Archive (отдельный продукт) vs классический Online Archive: путаница в заявках «архив не виден» часто про клиент, не про квоту. Не переносите ящик на другой регион «чтобы дать место» — так квоту SKU не обходят.

Как проверить, что проблема устранена

  1. OWA: отправка себе, нет баннера квоты.
  2. Get-MailboxStatistics TotalItemSize ниже ProhibitSend с запасом.
  3. Внешний тестовый входящий в Inbox (если были на Receive limit).
  4. Пользователь в курсе, куда делся архив (второй корень в Outlook).
Get-MailboxStatistics ivan.petrov@contoso.example | Format-List TotalItemSize, TotalDeletedItemSize

Если не помогло

  • Цифры не падают после удаления: hold или задержка индекса. Смотрите TotalDeletedItemSize.
  • Квота «50 ГБ» при E3: проверьте, не отключён ли сервис-план внутри SKU.
  • Ящик растёт ночью сам: правило, делегат, взлом, подписка. Inbox rules + переадресация.
  • Корпоративный журнал (journaling) не заполняет primary пользователя — это другой ящик.

Профилактика

  • Archive on по умолчанию для SKU, где есть.
  • Политика вложений: крупные файлы в SharePoint/OneDrive, не в почте.
  • Мониторинг PercentUsed (алерты на 80/90%).
  • Не давать shared ящики под бэкапы камер и 1С-логи.

FAQ

Удаление в Outlook сразу освобождает квоту?

В Deleted Items ещё занимает. Empty folder. Даже тогда Recoverable Items держит копии 14+ дней (Single Item Recovery), если не hold — дольше.

Можно ли просто поднять ProhibitSendQuota до 200 ГБ?

Нет, если SKU даёт меньше. Командлет не сделает из Plan 1 план Plan 2.

OST 40 ГБ, сервер 8 ГБ. Что чистить?

Сервер уже относительно свободен. OST содержит кэш + другие mailbox. Не паникуйте квотой EO. Чистите кэш только если диск ПК кончился.

Архив «не появляется» в Outlook

Автодискавер, новый профиль, лицензия Archiving, подождать provisioning. Не тот же путь, что квота primary.

Пользователь вычистил Inbox, 5.2.2 остался

Dumpster/hold или задержка. Снова Get-MailboxStatistics, не третий PST.